我需要的不是任務程式，而是一位教練

有了之前四次的「自家架設」之後，我把這個想法放在另一個工具上：任務應用程式。我要承認自己對這方面的盲點：常常試用不同的應用程式，希望找到一個「更好」的選擇。事實上，工具就是要合乎需求，沒有所謂的完美選擇。因著在這個找尋的過程中「浪費」了不少時間，而且AI功能越來越好用，我想到以AI打造一個合乎自己需求的任務應用程式。

我曾經用過的⋯⋯

我曾經用過的工具有點多，包括Asana、Todoist、Upbase、Amplenote、Taskade、SkedPal等（還有不少其他的⋯⋯）。雖然每一個都有它的長處優點，但是我始終未能定下來選用其中一個：不是與我理想中的任務應用程式仍有所落差，就是有些合用的功能需要交付服務費。縱使服務費不是十分高昂，但是我就仍未感到安心付費的滿意程度。

Asana及Todoist是我用得最長時間的任務應用程式，分別用了約5年及2年。它們的免費功能已能滿足我大部分的需求：Kanban、分類/Tag、與Google calendar同步等。可是，免費版本未有完整的時間區塊（Timeblocking）功能，所以我又不時嘗試其他任務應用程式。

SkedPal則是我最有衝動去付月費的一個任務應用程式。它以筆記形式記下任務，符合我在Obsidian/Evernote的筆記習慣；清楚條理的時間區塊設定，可以設定在不同日子或時段開放的時間區塊；最強大的是它的「自動排程」，它能動態地根據預設而更新用家的時間表。例如：你有幾個待辦任務放在今天的時間區塊中；中午時你的效率很高，一個早上已完成了全日的所有任務；剔了完成的任務後，心理上會想著“我完成今天的工作了，可以放鬆一下”；聰明的程式卻看到下午「空」出來了，會自動放入其他未完成的任務，以提升你的工作效率。SkedPal是多麼的聰明，能讓用家充分善用時間！

雖然程式有很多設定能預先定下時間區塊的更新或編排取向及任務的優先次序，但是這種聰明的編排方式卻打擊了我的士氣。提升效率換來的是更多的工作，設定暫緩安排新任務又好像顯得有點懶惰。 除了心理上的打擊外，設定或更新這些預設也要花費不少精神。所以，我在試用期完結後便沒有繼續使用。

我需要的是⋯⋯

使用不同的程式後，我最喜歡使用的流程是：以筆記寫下項目大綱，定下階段目標，再細分為約30分鐘的任務。任務編排的方式是：以Kanban整理任務，在行事曆上以時間區塊執行任務。我曾嘗試在Obsidian建立這種任務流程，可是過程中出現的問題讓我不得不重新使用任務應用程式。在2025-2026年間，Upbase及Amplenote大致滿足了我的需要。

在AI浪潮中，我的流程變得有點低效率。我就想到不如用AI更新自己的流程並取代任務應用程式。我只需要寫下想法及目標，AI會自動分拆、自動標示、自動編排我的任務清單。我不再需要手動設定、標示、分拆任務，AI會依據目標時限及進度調整任務的先後次序；我不再需要持續一項一項的整理或編排任務，AI會輔助我找出今天或這時期合乎的任務；我也不需要找出落後的任務清單，AI會提醒我要追趕進度及改善方向。

文字檔案和AI

正如這系列的其他文章一樣，這任務系統是靠 AI 的幫助建立。

我的設定如下：

• 文字檔案：建立一個行動任務檔案 (active.md)，作為動態的任務清單；為每個目標/工作範疇建立一個文字檔案，寫下目標及主要的任務清單。
• 同步設定：以私人的Github為同步及備份的橋梁。雖然我的目標仍是以儲存文字檔案在本機為目標，但Github可以簡化在流動裝置的設定。
• AI設定：在本機中，AI能讀取及更改文字檔案。在對話中與AI設立一段 prompt，讓以後的任務設計都有運行的依據。如需更新，只需在對話中告訴AI或更改prompt。新功能便可以隨時更新。
• 日常流程：每晚告訴AI明天有空的時間區塊以找出要處理的任務清單；每星期與AI對話更新進展及調整任務目標。

使用一個月後的得著

我只是用了這個AI任務工具約一個月，日常的工作流程都較以往有效率。我的精神時間不再是花在適應任務應用程式的流程或設定，也不是花在標示任務或更改清單之上。我可以專注在目標和執行之中。而且，AI像一個教練或同伴推動我達成目標，而不是像任務應用程式般把我淹沒在任務清單中。

這是自架系列第五篇，已完成的範圍包括文字、附件及圖片、網誌、本地AI平台、日常任務清單。這已比開始計劃時走得更遠，起初只是想處理一個多年未完成的待辦事項，現在自己架設的系統已涵蓋大部分的生活範疇。所以，這系列會暫時停在這裡，等待下一個要解決的目標。