為什麼我的資料夾由 00 編到 99

之前分享過我把十五年的筆記「搬家」的過程。在回顧的時候，感受到建立一個良好的收集資料習慣比用什麼工具去收集更重要：收集資料時要習慣先想清楚收集的目的，不只是為收集而收集。這一篇要分享的，是收集資料時應建立的另一個習慣：資料庫結構。合理的資料庫結構，能減少遺失資料的機會，也能提高找尋資料的效率。

向誰人取經

打開我的筆記庫，資料夾名稱都是以數字作前綴：00Hub、00inbox、01Family、02Work、10Daily、11Timeline、50Book、99Guide、99Template。為什麼要編號？這不是我的原創，資料夾編號的意念來自 Johnny.Decimal 系統。由 Johnny Noble 開發，目的是透過嚴格的數字結構來解決混亂的資料夾管理問題。大致把資料夾分為「大領域(Areas)」，再在每個大領域下分「子類別（Categories）」，再在子類別下設立第三層「具體項目(ID)」。每一層都最多分拆為10項。

我也採用其他系統的原則：「子彈筆記」的方式，控制分層及分類在3個或以下（雖然有時也需要用到4個分類）；卡片盒筆記法（Zettelkasten）的方法去命名Timeline中的檔案，以日期時間作為文字檔案的編號，如在2025年11月10日記下的文字檔案會以「20251110」為開頭。

五年來的經驗

我在Evernote上已開始使用Zettelkasten的方法。雖然Evernote有強大的搜尋功能，但以日期命名讓我能輕易找到需用的資料。這在資料搬家的過程中完全體現。

應該到了約2020-2021時才定下來現今使用的系統：

• 0x——工作領域。00 是入口（inbox 和 hub 頁）；01Family、02Work
• 1x——收納記錄。10Daily 放每日筆記，11Timeline 放與日期有關的記錄。
• 5x——收納記錄。 50Book包括一切與書籍相關的檔案。
• 9x——系統資料。99Guide 記錄筆記庫如何運作；99Template 放筆記模板。

所以編號不是裝飾，而是類型架構。看見資料夾上的 11，未讀任何檔名，已知道裡面是歷史記錄。

為何要用數字

「為何要用數字？有名字不是就已經足夠？」

• 排序的穩定性： 如果只以名字命名便會以字母排序。Daily會在工作領域之前，Template 會插在中間並在Timeline之上。有了數字後，在任何檔案瀏覽器、任何裝置上，筆記庫都按「需要」排序：入口(00)最先，領域(0x)其次，記錄(1x)在後，系統(99)最尾。
• 名字的穩定性：家庭和工作方面的資料一直都分別是01及02。穩定的名字減少腦力消耗，也在每次整理時減少出現錯誤。
• 結構的穩定性：家庭和工作的檔案名稱改動，如Home變為Family、 Office變為Work；但因領域內容沒變，保留01及02的編號。資料夾改的是「名」，不是「號」，所以結構得以保留。

五年來的改變

保持下來的是資料庫的基本結構及每層盡量保持三至四個資料夾的原則。

失敗的方面有：

• 00Master 看板：曾用作在筆記庫內統管所有任務的檔案，隨著我不斷改變的任務工具而失效。筆記和任務管理，其實是不同的工具。
• 備份庫：曾經設立了12Archive，每年清理工作領域到「1x——收納記錄」中。花時間整理，不及建立良好儲存習慣重要。

建議

為「類」編號，不為題目編號，把生活/所需的檔案類型分類（工作領域、記錄、系統）。預留空位：我的 2x、3x、4x、6x、7x、8x 至今未用，如有動用的需要也不用改動現有的結構。把系統寫在系統自己裡面（99Guide）：因為五年後的你不會記得 11 為什麼是 11。我也是回到該頁筆記才能想起這些命名的原則。